Die wohl wichtigsten Fragen in dieser Webinar-Serie: Wie bringen wir die Anwender auf PQFORCE? Wie gestalten wir den Übergang von der bisherigen Arbeitsweise in die neue Echtzeit-Welt? Wie schaffen wir es, dass die Portfoliomanager und Projektleitenden sich lösen von Gewohnheiten und selbstgemachten Tools und ihre wertvollen Daten mit PQFORCE pflegen? Die Einführung einer Enterprise-SaaS-Lösung ist nicht einfach ein technisches IT-Projekt, sondern vielmehr ein organisatorisches Change-Projekt. Und nicht allen Mitarbeitenden fällt es gleich leicht, sich von über Jahren aufgebaute Gewohnheiten zu trennen und neu zu denken. Wir gehen in diesem Webinar auf solche Herausforderungen ein und zeigen Best Practice Vorgehensweisen auf.

Der grösste Mehrwert einer Enterprise-SaaS-Lösung wird auf höheren Management-Ebenen generiert. Durch den Echtzeit-Charakter von PQFORCE erhalten Führungspersonen einen Live-Einblick in die Projekt- und Ressourcenwelt der Unternehmung. Mit diesem letzten Webinar in der Serie schliessen wir den Kreis und kommen zum Anfang zurück. Wir zeigen mit Beispielen die Möglichkeiten auf, welche PQFORCE den Entscheidungsträgern im Betrieb bietet, jederzeit rasch zu relevanten Informationen zu gelangen und so deutlich handlungsfähiger zu werden, und ohne sich bloss auf unverbindliche Aussagen in Meetings verlassen zu müssen. PQFORCE ermöglicht faktenbasiertes Entscheiden auf schnellen, transparenten und konsolidierten Informationen.

Eine unternehmensweit eingesetzte SaaS-Lösung benötigt in grösseren Unternehmungen immer Schnittstellen zu Drittsystemen. Typischerweise ist eine Anbindung an ein ERP-System wie SAP gefragt, um Finanzdaten wie Budgets oder Rechnungen in den Projekten zu sehen. Aber auch ein Microsoft Exchange Server enthält bereits Daten, welche eng mit den Ressourcen in PQFORCE zusammenhängen, z.B. Abwesenheiten. Und letztlich ist auch immer wieder ein Single Sign-on über ein Identity Provider System wie z.B. Active Directory gefragt. In diesem Webinar gehen wir auf die Möglichkeiten ein, welche PQFORCE bietet, um nahtlos in eine bestehende IT-Landschaft eingebettet zu werden.

Bei der Einführung von PQFORCE will man nicht mit einem leeren Produktivsystem starten. Jede Organisation hat bereits seit längerer Zeit viele Projekt- und Ressourcendaten im Einsatz - oftmals in lokalen, verteilten Excel-Listen, die man mit PQFORCE nun endlich ablösen will. Wie überführen wir diese Daten in PQFORCE? Welche Herausforderungen begegnen uns dabei? Wie bilden wir die diversen Tabellen in das PQFORCE-Datenmodell ab? In diesem Webinar zeigen wir Lösungen für solche Fragestellungen auf. Aber wir zeigen auch auf, wo die Grenzen der technischen Machbarkeit sind und wie wir organisatorisch damit umgehen können.

Eine Enterprise-Plattform wie PQFORCE führt man nicht mal eben in ein paar Tagen ein. Es sind zahlreiche, von ein paar Dutzend bis zu Tausenden von zukünftigen Anwendern mit verschiedenen Rollen involviert. Wie geht man dabei vor? Wir zeigen eine Einführungsstrategie in 3 Phasen auf und erklären die kritischen Herausforderungen und wie man ihnen begegnet. Welche Key Players sind mit ins Boot zu holen? Wie organisieren wir das Requirements Management und sorgen für eine zeitnahe aber auch pragmatische Umsetzung in der Pilotphase? Wie führen wir den Rollout und die Anwenderschulungen durch? Diese Fragen beantworten wir in diesem Webinar.

Organisationen setzen für das Projekt- und Ressourcenmanagement auch heute noch oft dezentrale IT-Lösungen der Marke Eigenbau ein. Ganz nach dem Motto "Jedem das Seine". In diesem Webinar werden wir die Schwächen solcher oft Excel-basierter IT-Tools im Projektportfoliomanagement beleuchten. Wir zeigen, wie PQFORCE die Effizienz einer Organisation verbessert, indem es die verteilten Projekt- und Ressourcendaten in Echtzeit zusammenführt und so die Entscheidungsfindung signifikant beschleunigt und die Unternehmung handlungsfähiger macht.

Änderungsanträge sind eng mit Statusberichten verwandt: Während ein Statusbericht Auskunft darüber gibt, wo ein Projekt im Bezug zu den Zielsetzungen steht, ist ein Änderungsantrag eine mögliche Konsequenz aus dem nicht zufriedenstellenden Projektfortschritt. Kaum ein Projekt erreicht alle seine Wirkungs- und Abwicklungsziele. Wenn Ziele gefährdet oder spätestens dann, wenn sie gar nicht mehr erreichbar sind, kommt man nicht mehr um Anpassungen herum. Solche Zieländerungen können die Projektabwicklung betreffen (mehr Geld, mehr Zeit etc.), oder auch die erwartete Wirkung (kleinerer Scope, geringere Effekt etc.).

Ein Projekt wird mit einem Auftrag auf einen Weg geschickt. Der Auftraggeber definiert mit den Projektwirkungszielen, was erreicht werden soll. Auf dem Weg dahin macht es also Sinn, sich regelmässig zu fragen, ob das Projekt noch auf dem richtigen Weg ist und die Ziele nach wie vor realistisch sind. Der Statusbericht der Projektleitung zeigt während der Projektabwicklung periodisch den Gesundheitszustand des Projekts auf. Damit wir nun Projekte in einem Portfolio vergleichen und uns rasch eine Übersicht verschaffen können, sind Ampeln dafür ein probates Mittel. In diesem Webinar gehen wir auf solche Methoden und weitere Aspekte ein.

Jedes Projekt birgt Risiken. Dinge laufen schief, die nicht geplant und schon gar nicht gewollt waren. Solche Eventualitäten können nicht immer verhindert, aber zumindest entschärft werden. Eine wichtige Frage ist, welche Risiken kritischer sind und deshalb mehr Aufmerksamkeit verlangen. Welche Risiken verursachen beim Eintreten den grössten Schaden? Und wie gross ist überhaupt die Wahrscheinlichkeit, dass sie eintreten? In diesem Webinar gehen wir solchen Fragen nach und diskutieren, wie man die für ein Projekt "relevanten Risiken" identifizieren und bestmöglich in den Griff bekommen kann.

Als Projektleiterin oder auch Projektmitarbeiter hat man unzählige kleinere und grössere Aufgaben zu erledigen. Oft scheint die Zeit nicht für alles zu reichen. Und bei den meisten Aufgaben stecken Stakeholder dahinter, welche die Aufgaben möglichst rasch erledigt sehen möchten. Die Deadlines überschneiden sich, man weiss nicht mehr, wie man sich am besten organisiert. In diesem Webinar geben wir Tipps und Tricks, um sich im Projekt besser zu organisieren, seine Aufgabenliste im Griff zu haben und möglichst jederzeit die Deadlines einzuhalten.

Ziele und Anforderungen – zwei vermeintlich ganz verschiedene Begriffe. Aber der Schein trügt. Es gibt klare Zusammenhänge. Nur leider wird die Brücke zwischen den Zielen und den Anforderungen in vielen Projekten zuwenig oft geschlagen. Mit einer systematischen Herangehensweise in der Projektinitialisierung und in der Konzeptphase lassen sich viele in späteren Phase möglicherweise auftretende Missverständnisse vermeiden. Bewusste Design-Entscheide in den frühen Projektphasen helfen dabei.

In PQFORCE gibt es viele Anwender:innen, und jede:r arbeitet anders mit dem System, je nach Funktion und Aufgaben. Dafür sind die Benutzerrollen gedacht. Sie weisen den Anwender:innen Berechtigungen zu, womit sie dann ihre Aufgaben wahrnehmen können und die jeweiligen Daten sehen und bearbeiten können - oder eben auch nicht. In diesem Webinar zeigen wir auf, wie das Berechtigungssystem konzeptionell funktioniert, wie Rollen und deren Berechtigungen definiert und auch wie die konkrete Berechtigungen von Anwendern abgerufen werden können.

Immer mal wieder kommt es vor, dass ein Mitarbeiter vergisst, seinen Pflichten nachzukommen und z.B. in PQFORCE für andere wichtige Informationen nachträgt. Geleistete Stunden werden vergessen zu erfassen. Angefragte Ressourcen werden nicht freigegeben. Oder Änderungsanträge werden nicht geprüft und bewilligt. In solchen Fällen hilft ein System, welches die Anwender periodisch an ausstehende Aufgaben erinnert. Solche E-Mail-Notifikationen können kundenspezifisch und rollengerecht eingerichtet werden. Hier zeigen wir, wie das geht.

Im PQFORCE Server liegen äusserst wertvolle Daten rund um Projekte und Ressourcen vor. Damit lassen sich viele Arten von Zusammenfassungen, sogenannte Berichte, generieren, die als Entscheidungsgrundlagen für das Management dienen. In diesem Webinar zeigen wir, wie mit JavaScript-Automatisierungen solche kundenspezifischen Berichte aus den Rohdaten zusammengestellt und periodisch oder auch ad hoc per E-Mail verschickt werden können. Daraus lassen sich dann z.B. in Excel oder anderen Datenverarbeitungs- und -visualisierungsprogrammen beliebige weitere Auswertungen oder Charts erzeugen.

Der PQFORCE Server ist in Java programmiert. Trotzdem versteht er auch die Programmiersprache JavaScript (JS). So können kundenspezifische Automatisierungen in JS programmiert und über das API in den Server eingeschleust werden. Damit ergibt sich eine schier unerschöpfliche Zahl von Anwendungsfällen. Wir zeigen in diesem Webinar anhand einfachster Beispiele, wie das geht, ohne dass man ein JS Crack sein muss. Wir nehmen den Fall an, wo ein Feld automatisch berechnet und befüllt werden soll. Daraus lassen sich dann beliebige ähnliche Fälle ableiten.

PQFORCE hat eine offene, dokumentierte Schnittstelle. Dieses eher technische Webinar dreht sich um diese PQFORCE-Schnittstelle, das sogenannte API (Application Programming Interface). Wir zeigen, wie eine Drittanwendung wie z.B. ein ERP-System sich mit einem Bearer Token an PQFORCE anmelden kann und über das API Daten von PQFORCE beziehen oder auch an PQFORCE übergeben kann. Aber auch aus Excel heraus kann man sich mit etwas Programmier-Know-how (Stichwort VBA) an PQFORCE anmelden und Daten beziehen und in Excel beliebig weiterverarbeiten. Wir zeigen beispielhaft, wie das geht.

Wir zeigen in diesem Webinar, wie über das Kundenportal auf einfache Weise Erfassungsmasken mit Eingabefeldern auf verschiedenen Objekttypen erstellt werden könne. Solche Eingabefelder haben einen Typ und können so unterschiedliche Daten wie Text, ein Datum oder auch einen Wert aus einer Auswahlliste aufnehmen. Auch die Auswahllisten können beliebig definiert werden. Weiter stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, mit denen die Felder angeordnet werden können und so ein eigenes Layout erstellt werden kann.

Hier demonstrieren wir, wie in PQFORCE Projektstatusberichte gestaltet und mit Statusindikatoren ausgestattet werden können. Wir zeigen, wie solche Statusberichte ausgefüllt und über einen Workflow zur Prüfung und Freigabe eingereicht werden können. Zudem sehen wir, wie auf Ebene Portfolio eine Übersicht der in den Projekten vorhandenen Statusberichte aufgerufen wird ("Ampelübersicht").

Wie können Projektkosten als Kostenpositionen erfasst und geplant werden? Wie entsteht ein Plankostenverlauf? Und wie werden im Projekt Soll- und Ist-Kosten verglichen? Hier zeigen gehen wir auch auf Aspekte wie Kostenarten, Zahlungsplan und das Erfassen von Restwerten oder Planabweichungen ein. Zudem zeigen wir, wie Kostenpositionen mit dem Gantt-Plan verknüpft werden können.

In diesem Webinar zeigen wir, was für Möglichkeiten PQFORCE bei der Projektplanung mit einem Gantt-Plan bietet. Wie wird die Projektstruktur erstellt? Welche Bedeutung haben Tasks bei der Planung und wie können sie zueinander über Abhängigkeiten in Beziehung gesetzt werden? Wir werden auch auf die vielen Details der Darstellung eingehen und zeigen, wie die Task-Details in Tabellenform gepflegt werden können.

Wie wird ein Projekt initialisiert? Wann "beginnt" ein Projekt? Mit einer Idee? Oder einem Kundenauftrag? Wir gehen auf den Projekt-Lebenszyklus sowie den Project Charter (Projektsteckbrief) ein und zeigen, was für Konfigurationsmöglichkeiten PQFORCE anbietet.

Wir zeigen auf, wie Ressourcen in Projekten auf Tasks alloziert werden können. Welche Arten von Allokationen gibt es? Wie stellt sich eine Allokation im Auslastungsdiagramm dar? Was passiert bei einer zeitlichen Verschiebung oder Verlängerung des Tasks? Auch zeigen wir das Zusammenspiel zwischen den Projektleitenden als Bedarfssteller und den Ressourcenmanagern als Bereitstellern von Ressourcen.

Wir zeigen, wie ein Projektphasenmodell wie z.B. HERMES in PQFORCE abgebildet werden kann. Wir gehen dabei auf die Konfigurationsmöglichkeiten der PQFORCE Enterprise Edition ein und demonstrieren, wie Phasenübergänge mittel Freigabe-Workflow gesteuert werden können.